Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
a. Tối giản hóa bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Chúng ta cùng so sánh 2 mô hình quản lý dưới đây:
Dễ dàng thấy chi phí quản lý doanh nghiệp tại bộ máy A cao gấp nhiều lần bộ máy B. Việc phân quá nhiều cấp bậc trong doanh nghiệp sẽ không tốt, gây lãng phí, đặc biệt trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ.
b. Hệ thống hóa các quy trình trong doanh nghiệp.
Đa phần doanh nghiệp hiện nay chưa hệ thống hóa, chuẩn hóa những quy trình kinh doanh, quản lý của mình. Chính điều này dẫn đến việc khó khăn trong việc lập, triển khai và kiểm soát công việc. Việc này dẫn đến lãng phí nhân lực, vật lực, chồng chéo công việc, quản lý khó khăn.
Thay vì chúng ta bỏ thêm tiền cho 1 hệ thống phòng ban quản lý lớn thì chúng ta hoàn toàn có thể quản lý bằng các quy trình được chuẩn hóa. Kiểm soát bằng văn bản, chứng từ, form mẫu, email…
Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, tiền bạc cho việc quản lý doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Sử dụng công nghệ trong kinh doanh cho phép các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền qua đó thúc đẩy phát triển theo các cách mà họ không thể làm trong những năm trước đây.
Từ các dịch vụ điện thoại, thanh toán trực tuyến, các phần mềm quản lý bán hàng và các ứng dụng máy tính quản lý từ xa, giờ đây bạn không cần tốn thời gian và nhân lực để vận hành các đầu việc trên theo hình thức kinh doanh truyền thống đây cũng chính là cách mà khoa học công nghệ giúp bạn giảm chi phí kinh doanh và trở nên chuyên nghiệp hơn.
Lập chiến lược phát triển khách hệ thống khách hàng mới theo nguyên lý Pareto
Nguyên lý Pareto (Quy luật 80/20) được áp dụng rất hiệu quả trong trường hợp này
Các doanh nghiệp thường ít khi để ý đến 80% lợi nhuận của doanh nghiệp mình có được từ 20% khách hàng trung thành. Rất nhiều doanh nghiệp dành quá nhiều chi phí cho việc tìm kiếm 80% khách hàng mới nhưng chỉ đem lại 20% lợi nhuận.
Ngoài ra họ còn quên mất 1 điều rằng khách hàng cũ thì không cần mất tiền PR, quảng cáo mà vẫn có thể kinh doanh hiệu quả. Do đó, các doanh nghiệp nên dành chi phí cho việc phát triển hệ thống khách hàng mới từ những mối quan hệ cũ.
Đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp
Việc đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động. Hãy xét đến tất cả các các chi phí tổn thất, cả trực tiếp và gián tiếp, khi có 1 tại nạn xảy ra ở nơi làm việc, bao gồm:
- Phí chi trả 1 phần bảo hiểm
- Năng suất giảm trong khi nhân viên nghỉ
- Chi phí cho việc làm thay ca và thời gian cho nhân viên đó
- Chi phí thuốc thang
- Tốn tiền bạc và thời gian để điều tra nguyên nhân của tai nạn
- Tinh thần lao động giảm sút
- Mất uy tín công ty và chi phí cho quan hệ công chúng
- Tiền phạt và án phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp.
Thực hiện các thủ túc đánh giá và đảm bảo tính hiệu quả
Đây là thời điểm tốt để xem xét tất cả các thủ tục và quy trình làm việc để cắt giảm những công việc thừa thãi. Liệu các công việc chồng chéo có khiến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đang phải bỏ gấp đôi công sức chỉ để giải quyết một công việc nhất định? Liệu doanh nghiệp có thể giảm số lượng tài liệu photocopy và tiết kiệm chi phí giấy mực không? Liệu doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên giảm in ấn bằng việc lưu tài liệu ở dạng bản mềm thay vì in tài liệu cứng không? Có những quy trình nào đã trở nên thừa thãi nhưng nhân viên vẫn đang dành thời gian hoàn thành không? Có phương pháp nào giúp hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn không?
Doanh nghiệp cần xem xét các cách thức mà mình có thể áp dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí. Xem xét đến việc tiết kiệm năng lượng bằng cách tắt đèn vào ban đêm và chỉ làm vệ sinh văn phòng hai ngày một lần thay vì hàng ngày. Làm việc hiệu quả hơn giúp tiết kiệm nguồn lực đáng giá.
Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất
Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng mình đang nhận được dịch vụ tốt nhất cho các vật tư cần thiết. Do đó, việc bỏ thời gian để tìm kiếm nhà cung ứng tốt nhất có thể giúp doanh nghiệp tiết nghiệp một khoản khá lớn.
Ví dụ, nếu có thể mua giấy rẻ hơn chỉ 10 nghìn đồng mỗi ram giấy (500 tờ) với cùng một chất lượng, thì doanh nghiệp có thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền trong một năm? Nếu doanh nghiệp mua 100 ram giấy trong một tháng thì sẽ tiết kiệm được một khoản là 12 triệu một năm. Nếu thực hiện hình thức tiết kiệm này trên mỗi sản phẩm bằng cách đổi nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm một lượng đáng kể hàng năm.
Rõ ràng hình thức tiết kiệm này có thể được áp dụng hiệu quả dựa trên quy mô và các doanh nghiệp lớn sẽ tiết kiệm được nhiều hơn, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tiết kiệm bằng cách đổi nhà cung cấp rẻ hơn.
