Quản lý các công văn, văn bản hợp đồng là vô cùng quan trọng. Với việc quản lý văn bản bằng excel chúng ta tiết kiệm thời gian, tránh được nhiều sai sót nhầm lẫn, bảo đảm được thực hiện công việc cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh một cách dễ dàng. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách quản lý văn bản hợp đồng bằng excel nhé.
1. Những văn bản hợp đồng cần quản lý
Văn bản, giấy tờ, hợp đồng, … gọi chung là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan chia làm 3 loại chính:
Văn bản đến: đối tượng gửi bên ngoài gửi văn bản cho chúng ta làm việc
Văn bản đi: Chúng ta gửi văn bản đi cho đối tượng bên ngoài
Văn bản nội bộ: Sử dụng trong nội bộ, đối tượng bên trong các doanh nghiệp, cơ quan,…
Như vậy chúng ta cần quản lý tốt các văn bản nói trên để tăng hiệu quả trong doanh nghiệp cũng như để giúp cho các cán bộ nhân viên chuyên nghiệp hơn trong cách làm việc.
2. Các bước quản lý văn bản bằng excel
Bước 1: Xây dựng quy trình, quy trình quản lý. Việc lập sơ đồ sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, thứ tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. Căn cứ vào sơ đồ chúng ta sẽ biết được văn bản, công việc đang xử lý đến đâu, khi nào hoàn thành.
Bước 2: Xây dựng nhóm đối tượng cần quản lý
Trong công việc này chúng ta làm việc với rất nhiều đối tượng: bên ngoài doanh nghiệp đối tượng nhận công văn đi cá nhân tổ chức là các đối tác ký kết hợp đồng. Hay bên trong cơ quan là các phòng ban, nhân viên.
Để quản lý tốt thì chúng ta cần theo dõi các danh sách này để đảm bảo: không bị trùng lặp, không mắc sai sót trong quá trình nhập dữ liệu trên excel.
Có thể tham khảo mẫu sau:
Bước 3:
Mở các văn bản đến, văn bản đi, công văn nội bộ trên các sheet khác nhau. Khi có phát sinh liên quan đến tới loại văn bản nào thì chúng ta sẽ thực hiện ghi sổ cho loại văn bản đó. Tùy theo yêu cầu quản lý, đối tượng cần theo dõi mà chúng ta xác định được các chỉ tiêu, các tiêu đề cho cột dữ liệu trong bảng.
Với mỗi trạng thái của công văn đến, chúng ta có thể thiết lập trong chức năng Condititional formatting để tự động thông báo công văn nào đang xử lý, công văn nào chưa xử lý, … để chúng ta có kế hoạch ch những việc này.
Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư
Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành chính tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này thì chúng ta cần xây dựng công thức tính tự động, thống nhất trong toàn bộ sổ quản lý công văn, hợp đồng.
Trong đó các công thức thường dùng là:
Vlookup: để tham chiếu theo loại văn bản, mỗi loại văn bản phải đánh số khác nhau.
Countif: để đếm số lần xuất hiện văn bản đó trong sổ. Mỗi lần xuất hiện sẽ cộng thêm một đơn vị.
